Logiciel de réservation Omra : les 12 fonctions qu’une agence doit exiger

Une saison de Omra se joue sur quelques semaines : les réservations du Ramadan, des vacances scolaires et du Hajj arrivent en même temps, souvent par téléphone et par message. Le logiciel choisi doit absorber ce pic sans créer d’erreurs. Voici les douze fonctions à vérifier, dans l’ordre où elles comptent.

Les départs et les places

1. Un compteur de places fiable. Deux conseillers ne doivent jamais pouvoir vendre la même dernière chambre. Demandez comment le logiciel bloque une place pendant qu’une réservation est confirmée.
2. Des départs à date fixe et du sur-mesure. Un groupe du Ramadan et une famille qui choisit ses dates doivent pouvoir coexister dans le même outil.
3. Une liste d’attente. Un départ complet ne doit pas perdre ses visiteurs : ils laissent leurs coordonnées et sont prévenus quand une place se libère.

Les prix

1. Une grille par chambre et par âge. Quadruple, triple, double, individuelle ; adulte, enfant avec ou sans lit, bébé. C’est la façon dont les pèlerins comparent, et c’est rarement gérée par les logiciels de voyage génériques. Nous détaillons la présentation dans notre guide sur les prix par chambre.
2. Un total calculé avant l’envoi de la demande. La famille doit voir le prix exact de sa composition, pas seulement un « à partir de ».
3. Des prix publiés plus tard. Pour le Hajj, les tarifs ne sont pas connus à l’ouverture : il faut pouvoir prendre des pré-inscriptions sans prix.

Les paiements

1. L’acompte, le solde et leur échéance. Le logiciel doit dire chaque matin qui doit encore payer, et combien. Voir notre guide sur l’acompte, le solde et l’annulation.
2. Les paiements hors ligne. Virement, espèces au guichet, chèque : ils doivent être enregistrés dans le dossier, pas dans un carnet.
3. Les annulations et remboursements. Un barème de frais, un montant à rembourser et un suivi jusqu’au remboursement effectif.

Les pèlerins et la conformité

1. Une fiche par pèlerin avec son passeport. Nom tel qu’écrit sur le passeport, date d’expiration, alerte quand il expire trop tôt pour le visa.
2. Les documents obligatoires. En Europe, le formulaire d’information standard doit être remis avant la réservation. Voir ce que ce formulaire doit contenir.
3. La protection des données. Une réservation de pèlerinage révèle une conviction religieuse : le consentement explicite et la sécurité des passeports ne sont pas optionnels. Voir notre guide sur les données des pèlerins.

Logiciel en ligne ou extension de son propre site ?

Deux familles d’outils existent. Les plateformes en ligne hébergent la réservation chez l’éditeur, souvent sur une adresse différente de celle de l’agence, avec un abonnement mensuel et parfois un plafond de pèlerins. Les extensions WordPress s’installent sur le site de l’agence : les données restent chez elle et le client ne quitte jamais son site.

Pour une petite ou moyenne agence qui a déjà un site WordPress, ou qui va en créer un, l’extension est la solution la plus simple et la moins chère. Qafilo en est un exemple : gratuite, en français, en anglais et en arabe, elle couvre les douze points ci-dessus. Vous pouvez l’essayer sur la démonstration en ligne.

Questions fréquentes