Avant de réserver un voyage à forfait, comme une Omra avec vol et hôtel, l’agence doit remettre au voyageur un formulaire d’information standard qui résume ses droits. En France, son modèle est fixé par l’arrêté du 1er mars 2018, qui applique la directive européenne 2015/2302.
Qu’est-ce que le formulaire d’information standard ?
C’est un texte court, au contenu fixé par la réglementation, qui informe le voyageur qu’il achète un voyage à forfait et qu’il bénéficie des droits prévus par la directive européenne : responsabilité de l’organisateur, assistance en cas de difficulté, droit de résilier, protection en cas d’insolvabilité.
Une Omra est-elle un voyage à forfait ?
Oui, dès que l’agence vend ensemble au moins deux services de voyage, par exemple le vol et l’hébergement, pour un prix global. C’est le cas de presque tous les forfaits Omra et Hajj.
Ce que le formulaire doit mentionner
- le nom de l’organisateur et le fait qu’il est responsable de la bonne exécution du voyage ;
- les droits essentiels du voyageur, dans les termes du modèle officiel ;
- l’entité qui protège le voyageur en cas d’insolvabilité, c’est-à-dire le garant financier de l’agence, et comment la contacter ;
- l’accès au texte de la directive tel que transposé dans le droit national.
Quand le remettre ?
Avant que le voyageur ne soit lié par un contrat ou une offre. Sur un site de réservation, cela veut dire : avant l’envoi de la demande, avec un lien visible, et à nouveau dans l’e-mail de confirmation.
Les autres mentions de l’agence
En France, l’agence affiche aussi son numéro d’immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de séjours tenu par Atout France, son garant financier et son assureur de responsabilité civile professionnelle. Ces informations figurent sur le site et dans les documents remis au client.
Comment le faire simplement
Qafilo génère le formulaire à partir des informations de l’agence (immatriculation, garant, assureur), le relie à chaque demande de réservation et à l’e-mail envoyé au client, et signale dans l’administration les informations légales encore manquantes.
Questions fréquentes
Le formulaire remplace-t-il les conditions de vente ?
Non. Il s’ajoute aux conditions de vente et au contrat : il résume les droits du voyageur, alors que les conditions fixent les prix, le paiement et les frais d’annulation de l’agence.
Une agence hors de l’Union européenne est-elle concernée ?
Le formulaire découle de la directive européenne : il concerne les agences qui vendent des voyages à forfait à des voyageurs dans l’Union européenne. Une agence établie ailleurs suit la réglementation de son pays.
Faut-il le faire signer ?
La règle est de le remettre avant la réservation. Garder une trace datée de cette remise, par exemple dans le dossier de réservation, permet de le prouver.