برنامج حجز العمرة الجيد يعدّ المقاعد دون أن يبيع أكثر من المتاح، ويحسب السعر حسب نوع الغرفة والعمر، ويتابع العربون والرصيد، ويتحقق من الجوازات، ويُصدر الوثائق المطلوبة قانونيًا. إن لم يقم بهذه الأمور الخمسة، ستبقى الوكالة تعمل عبر واتساب وجدول بيانات.
يُحسم موسم العمرة في أسابيع قليلة: تصل حجوزات رمضان والعطل المدرسية والحج في الوقت نفسه، وغالبًا عبر الهاتف والرسائل. يجب أن يتحمّل البرنامج هذه الذروة دون أخطاء. إليكم الميزات الاثنتي عشرة التي يجب التحقق منها، مرتّبة حسب أهميتها.
الرحلات والمقاعد
- عدّاد مقاعد موثوق. لا يجوز أن يتمكن موظفان من بيع آخر غرفة نفسها. اسألوا كيف يحجز البرنامج المقعد أثناء تأكيد الحجز.
- رحلات جماعية بتاريخ ثابت ورحلات حسب الطلب. يجب أن تتعايش مجموعة رمضان وعائلة تختار تواريخها في الأداة نفسها.
- قائمة انتظار. الرحلة المكتملة لا يجب أن تخسر زوارها: يتركون بياناتهم ويُبلَّغون عند تحرر مقعد.
الأسعار
- جدول أسعار حسب الغرفة والعمر. رباعية، ثلاثية، ثنائية، فردية؛ بالغ، طفل بسرير أو بدون سرير، رضيع. هكذا يقارن المعتمرون، ونادرًا ما تتعامل برامج السفر العامة مع ذلك. انظروا دليلنا حول الأسعار حسب الغرفة.
- إجمالي يظهر قبل إرسال الطلب. يجب أن ترى العائلة السعر الدقيق لعدد أفرادها، لا مجرد سعر «ابتداءً من».
- أسعار تُنشر لاحقًا. أسعار الحج غير معروفة عند فتح الحجز: يجب إمكانية التسجيل المسبق دون سعر.
المدفوعات
- العربون والرصيد ومواعيد الاستحقاق. يجب أن يُظهر البرنامج كل صباح من لا يزال مدينًا وبكم. انظروا دليلنا حول العربون والرصيد والإلغاء.
- المدفوعات خارج الإنترنت. التحويل البنكي، النقد في الوكالة، الشيك: مكانها ملف الحجز، لا الدفتر.
- الإلغاء والاسترداد. جدول رسوم، ومبلغ يجب ردّه، ومتابعة حتى يتم الرد فعلًا.
المعتمرون والالتزامات
- ملف لكل معتمر مع جوازه. الاسم كما هو مكتوب في الجواز، تاريخ الانتهاء، وتنبيه إذا انتهت صلاحيته قبل الموعد المطلوب للتأشيرة.
- الوثائق الإلزامية. في أوروبا يجب تسليم استمارة المعلومات الموحدة قبل الحجز. انظروا ما يجب أن تتضمنه هذه الاستمارة.
- حماية البيانات. حجز رحلة دينية يكشف معتقدًا دينيًا: الموافقة الصريحة وأمان الجوازات ليسا اختياريين. انظروا دليلنا حول بيانات المعتمرين.
منصة على الإنترنت أم إضافة لموقعكم؟
هناك نوعان من الأدوات. المنصات على الإنترنت تستضيف الحجوزات لدى الشركة المزوّدة، غالبًا على عنوان غير عنوان الوكالة، باشتراك شهري وأحيانًا بحدّ أقصى لعدد المعتمرين. أما إضافات ووردبريس فتُثبَّت على موقع الوكالة نفسه: تبقى البيانات لدى الوكالة ولا يغادر العميل موقعها.
للوكالة الصغيرة أو المتوسطة التي تملك موقع ووردبريس أو ستنشئه، الإضافة هي الحل الأبسط والأقل كلفة. Qafilo مثال على ذلك: مجانية، بالعربية والفرنسية والإنجليزية، وتغطي النقاط الاثنتي عشرة أعلاه. جرّبوها على النسخة التجريبية على الإنترنت.
أسئلة شائعة
كم يكلّف برنامج حجز العمرة؟
غالبًا ما تكلّف المنصات المتخصصة على الإنترنت نحو 80 إلى 100 دولار شهريًا، أحيانًا مع رسوم تركيب وحدّ أقصى لعدد المعتمرين. أما إضافة ووردبريس مثل Qafilo فهي مجانية لإدارة موسم كامل، وتضيف Qafilo Pro دفع العربون والرصيد عبر الإنترنت والرسائل التلقائية للعملاء.
هل يكفي برنامج سفر عام للعمرة؟
نادرًا. برامج السفر العامة تبيع حسب عدد الأشخاص لا حسب الغرفة، ولا تعرف الحج دون أسعار منشورة، ولا التحقق من الجواز قبل التأشيرة، ولا الالتزامات الخاصة بالرحلات الدينية.
هل يمكن الاحتفاظ بموقعنا الحالي؟
نعم إذا كان يعمل بووردبريس: تُضاف الإضافة إلى الموقع الحالي وتأخذ مظهر قالبه. وإلا فيجب إنشاء موقع ووردبريس أو استخدام منصة على الإنترنت.